Introdução a Administração

Resumo: MAXIMIANO, Antonio C. Amaru. Introdução à Administração. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2004. “Teoria da Administração” (p. 47 a 95).

Taylor, Fayol, Ford e Weber: a Escola Clássica da Administração

Uma das preocupações marcantes dos administradores do século XX era a eficiência dos processos de fabricação e foi Frederick Taylor que promoveu o movimento da administração científica que procurava aumentar a eficiência da produção por meio da racionalização do trabalho, para evitar desperdício e promover a prosperidade. A eficiência por sua vez, dependeria do redesenho do trabalho para criar métodos de produção para não produzir por indução ou palpites e dessa forma, começar a avaliar o desempenho dos empregados.

As técnicas de Taylor (1903) compreendiam em quatro princípios:

1. Pagar salários altos e ter baixos custos de produção.

2. Aplicar métodos de pesquisa para determinar a melhor maneira de executar tarefas.

3. Seleção científica dos empregados.

4. Garantir o ambiente psicológico favorável para a aplicação dos princípios.

Taylor fazia os estudos e cronometrava os movimentos dos trabalhadores, para avaliar o desempenho. Usava o sistema de pagamento por produção, fazia os rendimentos do trabalhador de acordo com seu rendimento, aumentando expressivamente a eficiência, criando uma revolução mental, ao encarar o trabalho e as responsabilidades em relação à empresa e os colegas. Segundo a teoria, a produtividade resultava da eficiência do trabalho e não da maximização do esforço.

Paralelamente, foi Henry Ford quem elevou ao mais alto grau os dois princípios da produção em massa (fabricação dos produtos padrões em grande quantidade, com trabalhador especializado): linha de montagem.

De acordo com Fayol, a administração é uma atividade comum a todos os empreendimentos humanos, que sempre exigem algum grau de planejamento, organização, comando, coordenação e controle. Ele atribuiu um sistema de administração, uma idéia que se dividia em três partes:

1. A Administração é uma função distinta das demais funções.

2. A Administração é um processo de planejamento, organização, coordenação e controle.

3. O sistema de administração pode ser ensinado e aprendido.

O papel do dirigente consiste em tomar decisões, estabelecer metas, definirem diretrizes e atribuir responsabilidades, de modo que as atividades de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar seja uma seqüência lógica. E também tem a função de combater o excesso de regulamentos e a burocracia e a papelada.

Fayol completa sua teoria com quatorze princípios: divisão do trabalho, autoridade e responsabilidade, disciplina, unidade de comando, unidade de direção, subordinação, remuneração pessoal, centralização, cadeia de comando ou hierarquia, ordem, equidade, estabilidade pessoal e espírito de equipe.

Para Max Weber, que estudou a burocracia na década de 20, o comportamento das pessoas são regidas por leis e normas. Ele descreveu as organizações burocráticas como máquinas totalmente impessoais que funcionou de acordo com regras que ele chamou de racionais, que dependem de lógica e não de interesses pessoais. Segundo Weber, a administração burocrática é a forma mais racional de exercer a dominação. A organização burocrática possibilita o exercício da autoridade e a obtenção da obediência com precisão, continuidade, disciplina, rigor e confiança.

Nas proposições Taylor, Fayol e Weber, a preocupação básica é o desempenho dos recursos e processos, as pessoas são colocadas em segundo plano. O enfoque comportamental abrange duas teorias: uma sobre o estudos das pessoas como individuo (conhecimentos, habilidades, traços da personalidade) e a outra como membros de grupos (motivação, liderança, dinâmica de grupo, comunicação, cultura). Da experiência de Hawthorne nasceu a escola das relações humanas, realizado ente 1927 a 1933. Os pesquisadores de Hawthorne perceberam que não havia qualquer relação entre ambiente e produtividade. Mayo e seus pesquisadores interpretaram os resultados e com as conclusões criaram uma nova filosofia de administração. As conclusões mais importantes são:

• Qualidade do tratamento influencia o desempenho

• O sistema social formado pelos grupos determina o resultado do indivíduo que é mais leal ao grupo que a administração.

• Os supervisores deveriam fazer o papel de intermediários entre os grupos e os administradores.

• Inicio da filosofia das relações humanas

Pensamento sistêmico é a idéia de elementos que interagem e formam conjuntos para realizar objetivos. Um dos mais importantes criadores do enfoque sistêmico. Um dos mais importantes criadores deste pensamento foi Bertalanfly (1930), que teve duas idéias básicas:

1. A realidade é feita de sistemas feitos de elementos interdependentes.

2. Para compreender a realidade, é preciso analisar não apenas elementos isolados, mas também suas inter-relações.

Portanto, de acordo com Bertalanfly, a teoria dos sistemas é a reorientação do pensamento e da visão do mundo a partir da introdução dos sistemas como um novo paradigma científico, que contrasta o analítico, mecanístico e linear, causa e efeito da ciência clássica.

Qualquer sistema pode ser representado como conjunto de elementos ou componentes interdependentes que se organizam em entradas, processo e saída.

Evolução da Escola clássica:

Há autores que denominam escola neoclássica o conjunto de teorias que evoluíram da escola clássica de Taylor, Fayol e Ford, tais como: Invenção da grande corporação, evolução do processo administrativo e administração por objetivos.

A proposição de soluções práticas deve-se a duas empresas – DuPont e GM – para organizar empresas e não apenas a linha de produção. Essas soluções contribuíram para finalizar o modelo da grande corporação que se deu por Pierre du Pont e Alfred Sloan.

DuPont procurou medir o desempenho global da empresa e não apenas a eficiência fabril, criando uma estrutura organizacional hierárquica e centralizada e desenvolveu técnicas sofisticadas de administração financeira e previsão de vendas. Essa experiência transferiu-se pra a GM em 1914, onde DuPont comprou ações da GM, tornando-se presidente dos acionistas e Alfred Sloan executivo principal onde resolveu dois problemas críticos para ter sucesso na produção em massa:

• Profissionalizou a administração

• Modificou o produto básico de Ford para que pudesse servir a qualquer bolso e propósito.

• Criou divisões centralizadas e transformou as em centro de lucro, onde exigiam relatórios.

• Criou o conceito de administração por objetivos.

Mooney e Reiley foram pioneiros no esforço para criar uma definição do processo de administrar. Estes afirmara que a eficiência das operações produtivas, embora importantes, não era suficiente para assegurar a realização dos objetivos da empresa que deveria ser eficiente. Formularam assim seus princípios de organização:

• Coordenação – que origina-se da autoridade

• Princípio escalar: (hierarquia)

• Princípio funcional: - distinção entre diferentes tipos de deveres. A diferenciação cria a necessidade de coordenação.

Em 1937 Gulick e Urwick publicaram uma versão de funções de gerentes, ampliando a idéia de Fayol: Planejamento. Organização, Alocação de pessoas, Direção, Coordenação, Informação e controle e Orçamentação. (POSDCORB).

Ralph Davis afirmou que as funções e os princípios fundamentais da administração das fábricas eram universais. Foi convidado a trabalhar na GM e desenvolveu uma noção dos princípios da administração – planejamento, organização e controle.

William Newman definiu a administração como a orientação, liderança e controle do esforço de um grupo de indivíduos para a realização de algum objetivo comum. Desenvolveu também uma explicação para o processo administrativo como uma atividade intelectual distinta com os seguintes elementos: planejamento, organização, mobilização, direção e controle.

Koontz e O’Donnell definiram a administração como o processo de fazer coisas por meio de outras pessoas.

Administração por objetivos:

Administração por objetivos (APO) é um procedimento sugerido para aplicação prática do processo de planejar, organizar, executar e controlar, idéia desenvolvida por Sloan e cunhada por Drucker que enfatizou a necessidade de definir objetivos e avaliar resultados em áreas-chaves de desempenho como: participação no mercado, inovação, produtividade, recursos físicos e financeiros, rentabilidade, desempenho e aprimoramento gerencial, desempenho e atitudes dos trabalhadores e responsabilidade pública.

Administração por objetivos difundiu-se como um processo participativo de estabelecimento de objetivos e avaliação do desempenho de pessoas. O APO tem como base o processo do qual participam o chefe e sua equipe, substituindo dessa forma, o processo hierárquico onde o chefe simplesmente define e transmite os objetivos pela cadeia de comando, para depois avaliar o desempenho da equipe.

No entanto, qualquer sistema de administração, os três princípios abaixo continuam:

• Objetivos específicos – metas quantitativas devem ser definidas para as principais áreas de resultados.

• Prazo – as metas devem ser cumpridas dentro de um prazo definido.

• Feedback – o desempenho da equipe é avaliado ao final do prazo.

Escola da qualidade total:

Depois da metade do século XX, qualidade passou a ser uma questão de satisfação do cliente, devendo ser embutida no produto a partir dos desejos e interesses do cliente. Não apenas os engenheiros e especialistas eram responsáveis pela qualidade e sim todos na empresa. Para isso, toda a empresa deveria ter um sistema da qualidade com padrões, normas, especialistas, manuais, instrumentos de medição, etc. Todas essas idéias apresentadas por Feigenbaum, criaram-se o rótulo de controle de qualidade total.

Ishikawa é outro especialista no conceito de qualidade total. Ele desenvolveu os princípios e técnicas, com sua evolução no Japão, tornando-se o criador dos círculos da qualidade. Os círculos da qualidade é uma das formas de colocar em prática a concepção japonesa. No formato original é um grupo de voluntários de um mesmo setor ou área de trabalho que se reúnem regularmente para estudar e propor a solução de problemas que estejam comprometendo a qualidade e a eficiência dos produtos.

A medida que o controle de qualidade total espalhou-se pelo mundo, as empresas industriais perceberam que eram responsáveis pela qualidade de seus fornecedores, matérias-primas e componentes que passaram a ser feitas pelo comprador. Instituíram dessa forma o programa de qualidade assegurada ou garantida. Assim uma empresa qualquer procura aprimorar e controlar a administração de qualidade de seus fornecedores e não a qualidade de seus produtos e serviços. A empresa exige que seu fornecedor tenha um sistema da qualidade porque é esse sistema que garante a qualidade dos produtos e serviços.

Para certificar-se da qualidade garantida de seu fornecedor, a empresa compradora faz a auditoria do sistema de qualidade, visitando instalações do fornecedor e inspecionando. Assim, servia para decidir se um fornecedor tem ou não condições de fornecer produtos.

A ISO é uma organização internacional privada e sem fins lucrativos que foi criada em 1947 e tem sede em Genebra. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) representa o Brasil. A ISO colocou em vigor em 1987 seus próprios manuais de avaliação do sistema de qualidade, chamada normas ISO série 9000 que sintetizam diversas normas nacionais já existentes que regulamentavam as relações entre fornecedores e compradores, para garantir a qualidade dos produtos.

Modelo Japonês de Administração:

A história da administração da qualidade total confunde-se com a história do modelo japonês de administração. De fato, o modelo japonês é uma combinação dos princípios e técnicas da qualidade total da administração cientifica e das tradições culturais japonesas.

Toyoda, da família proprietária da Toyota e Ohno, o chefe de engenharia da empresa, foram os principais responsáveis pelo conjunto de técnicas de manufatura que se tornou conhecido como Sistema Toyota de Produção. Eles colocaram em prática os princípios que são: eliminação de desperdícios e produção de veículos com qualidade.

O que as empresas ocidentais enxergavam como precaução, os japoneses enxergavam como desperdiço. E para eliminar esse desperdício eles faziam por meio da aplicação das técnicas de racionalização do trabalho criada pelo movimento da administração cientifica. Kaisen é a palavra japonesa que significa aprimoramento contínuo, usada para designar os esforços sistemáticos de redução de desperdícios por meio de análise de tarefas, propondo um modo mais eficiente de realiza-la e implantação da tarefa modificada.

Depois do desperdício, a Toyota procurou evitar a maneira tradicional de enfrentar os problemas do processo produtivo. Os trabalhadores recebiam instruções para dar linha de produção sempre que encontrassem um problema que não conseguissem resolver. Deveriam analisar sistematicamente cada erro até chegar a causa, criando a teoria dos cinco “porquês”.

As técnicas desenvolvida pela Toyota foram rapidamente adotadas no Japão e outras idéias foram agrupadas, tornando-se o conjunto dessas técnicas conhecidas como produção enxuta.

Qualidade de vida no trabalho:

A idéia de Qualidade de Vida no Trabalho (QVT) baseia-se em uma visão integral das pessoas que é o chamado enfoque biopsicossocial originado da medicina psicossomática que propõe a visão integrada ou sistêmica do ser humano. Esse enfoque de saúde não é apenas de doenças, mas também o completo bem-estar biológico, psicológico e social. Essa definição foi adotada pela OMS em 1986 para a compreensão dos fatores da vida moderna inclusive o stress.

Além do enfoque biopsicossocial o conceito QVT baseia-se em uma visão ética da condição humana, procurando identificar, eliminar ou minimizar todos os tipos de riscos ocupacionais, envolvendo desde a segurança do ambiente até controle do esforço físico e mental.

Aprendizagem organizacional:

É o processo coletivo de adquirir competências para enfrentar novas situações e resolver problemas. O que possibilita a aprendizagem organizacional é o processo de tomar decisões que se aprende a medida que progridem na solução dos problemas. A forma mais avançada de aprendizagem é aquela na qual a organização além de detectar e corrigir erros, mudando as normas, políticas e objetivos que os causaram. Para isso seguem cinco disciplinas:

• Domínio pessoal – o nível mais auto do autocontrole

• Modelos mentais – mudanças de costume e procedimentos

• Visão compartilhada – entendimento comum sobre o futuro da organização

• Aprendizagem em equipe – inteligência comum sobre o futuro da organização

• Pensamento sistêmico – arte de enxergar simultaneamente a floresta e as árvores

Administração empreendedora:

Por volta da década de 80 ou as empresas renovariam ou morreriam. Inovação, risco e criatividade são competências associadas aos empreendedores, pessoas que são dispostas a aplicar seus recursos em um novo negócio sem ter garantia de sucesso ou retorno. A escola da administração empreendedora firmou-se como uma tendência na gestão de algumas organizações colocando em pratica os seguintes princípios:

• Valorização e incentivo a comportamentos como iniciativa, responsabilidade e decisão.

• Flexibilidade no uso do tempo e dos recursos organizacionais.

• Tolerância a fracassos e erros.

• Possibilidade de formação de equipes para explorar projetos.

Administração virtual:

A administração virtual começou a tornar-se realidade junto com a evolução da tecnologia da informação. Na organização virtual os produtos ou serviços são produzidos instantaneamente sob encomenda. A presença física de certos tipos de funcionários tornou-se desnecessária.